求學期間,比起我認識的那些天才、神人們,我自認我在理解能力上,並沒有特別的突出。開始工作面對之後,面對上司、部屬,創業後面對員工、合作伙伴、供應商、客戶…等等,我更是發現,在人際關係、銷售、行銷等等領域,我的敏感度和直覺能力,更是只有平均值甚至更低。
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但是,在這樣的「還行」狀況下,求學、求職、創業卻都比「還行」還要更好一些。我的App軟體公司,在我出脫股份之前,已經從3人公司,成長為一個70人的公司,承接國際大廠像是Google, SanDisk, Imation, NetGear的開發案,並且在南京江蘇地區,進行一個大型的系統整合案。現在,又創立了另外一個公司,涉足硬體的開發與軟硬體整合,做出來的機器,目前市場上還看不到競爭對手。
這些成績,距離成唯一個卓越的A++公司來距離尚遠,但是這已經足以超越許多競爭對手。
只是「還行」的能力,是怎麼創造出這些成果?
我用的方式很簡單,從求學用到求職,再用到創業、創造。而且操作一旦熟悉起來,根本不費勁,因為這個道理大家都知道,大家天天都在用,大家都用這樣的方式處理好了許多事情,只是,我把他用在每個地方,處理每件事情。
所以,沒有什麼大道理,就是把這些大家已經懂的事情,幫大家回想起來,稍微組織一下,之後大家就可以試著用在各種問題、各個層面。
此外,因為這些年接觸的許多人,我發現許多比我優秀的人,也是用了非常類似的方法。本文僅先說明相關的原理和原則。更多的細節,會陸續發表在後續的文章。
已經裝滿的杯子容不下更多水。能力相同的人,找到方法讓大腦降載到70%的,就可以多做30%的事情,成為表現突出的那一位。
拆解,讓大事化小
如果大家去google拆解,會找到一些書,就是在講「拆解問題」的重要性。
保特瓶車車的美術勞作怎麼做?小學時期,我們都被指派過各式各樣的美術作業。當然呼叫老爸老媽是很多人的大絕招。但是如果要自己做,怎麼辦?我們不是都會去看看之前有沒有人做過,然後看看保特瓶去哪裡找,輪子用什麼做,怎麼黏起來。
雞湯怎麼煮?上網找個食譜或影片,然後去市場買雞肉、鹽、配料。然後照著食譜放進電鍋,或是沒有電鍋,換個影片,找個用爐子的食譜來做。
那如果再放大一點,如果要準備一桌菜怎麼辦?通常我們就會先問要幾個人、什麼場合,然後決定菜色、道數,然後有些決定自己做,複雜的呼叫老媽,搭配一些排隊店的外送。搞定。
這些看來過於簡單的問題,步驟很少,我們在做過幾次之後,因為拆解和決策的速度如此之快,而且解法就在我們手邊和眼前,以致於我們不覺得我們有做任何的分析和拆解。
但是其實,工作的場合,多半也不過就是如此,只是你沒想到用擺桌請客的規劃方式,來規劃你的工作。舉例來說,如果你必須要辦一個公司內部會議,也不過就是發邀請,一些字料自己印,裝訂委託外部的廠商,場地原訂使用公司的辦公室,發現人數太多裝不下,於是上網去找出租會議室。終場的點心飲料,會議中心沒有提供,所以你又去附近的西點麵包店,點了三明治和咖啡。
拆解有兩大決定性的意義,讓你超越同儕
事情變簡單
辦會議好像很難。但是影印會吧?打電話會吧?上網google「出租辦公室」會吧?付錢會吧?
降低心裡門檻,提高執行的意願
如果一件事情,你覺得要兩個全天才能做完,你會等到有個完整兩天空檔的時候才來做,而且會找盡藉口告訴自己「嗯,我現在時間不夠」。但是,如果你的事情是「打三通電話、去一趟西點麵包店、影印30份文件」,那你大概早上剛到公司的時候,不想上班,就去影印。中午吃飯不想回公司,就繞去西點麵包店訂餐。然後下班前需要裝忙以免被安排其他工作,所以趕緊電話拿起來打。最後你不但總工時用不到兩天,更不用等待那個不知道何時才會出現的兩天。
當能力相同的兩個人,一個人要想通一件很難的事情,另一個只要想通三個簡單的事情,顯然後者一定是「壓力小、節省時間、節省腦力」,那麼這些多出來的時間和精力,就可以用到更多地方。於是領先、落後的差距就出現了。以準備考試來說,大家身邊應該都碰過這樣的同學,說他昨晚看電視、做其他事情,但是卻考得比誰都好,當然我們不排除有些同學真的很有心機,但是在我的實際經驗中,也有許多是真的有唸書,但是他用對方法,所以只用1/3的時間,唸出比大家更好的效果。
拆解一開始很難,也跟自己對被拆解對象的熟悉程度有關。但是唯一不變的是,只要把大東西拆小、拆簡單了,在你根本還沒動手去解決他的時候,乍看無法被解決的事情,慢慢就會變得可以解決、部分解決,或是確定無法解決。有些工作拆到夠簡單了,甚至可以拆解出來的當下,就直接解決掉,以上面的煮雞湯的例子來說,當你拆到必須要有鹽,那就直接去買就是了。
那麼怎麼第一次拆解就有夠好的結果,就是靠下面的這個原則。
分類,並找出本質與通則
畢業之後要理解的、學習的東西比求學時期多太多,於是我們通常會把事情分類。例如學校的事情怎麼處理、工作的事情怎麼處理,回家跟家人親友相處之道又是如何…等等,分類並且針對每個分類有一些對應的方法,大部分人無論有沒有意識到,但是都會這麼做,這個你早就會了。
但是分類越來越多,規則越來越複雜,到最後實際上對我們造成的負擔,實際操作就又開始出錯,簡直跟沒有分類一樣。例如有些人把職場的語言帶回家,有些人把學校的習氣帶到公司,有些人對讓老闆很喜歡,但是跟自己的男女朋友處得很糟糕。
那麼怎樣是對的分類法?
回到前面的例子,如果我們把「瞭解自己和對方的需求」作為人際之間應對的核心,然後在不同的場合,我們都用相同的核心,只需要做一些表層的的小調整,例如用詞,或是話題的挑選…,那就適用所有的場域了。例如簡報中和其他同事的互動,或是陌生客戶開發。
因此分類仍然是正確且該做的,只是他必須從「每個分類都是一套獨立的體系」,轉變成「一種分類只是一個共通原則在這個類別裡面的小調整」。這樣,我們大腦是不是又被釋放出來,可以思考更多事情、或是有餘力把某件事情花更多時間做得更好,讓你比同儕更優秀了呢?
一個可以透過重複操作,讓問題輕鬆浮現出來的問題分析流程
這個比較抽象,也是,之後會特別介紹這一部份。而這個流程,的特色,就是他不需要太耗腦力,你就是跟機器人一樣不斷的重複操作,多半就可以接近問題的根源。當在不同的問題上,追溯到的根源都很類似,那麼這個根源,就會是前一節所說的「通則」。
而什麼是「重複操作」?
當事情的本身夠複雜,他可能像洋蔥一樣,撥開還有一層、撥開還有一層。那麼如果我們想要盡可能的瞭解全貌,可以怎麼辦?
舉例來說,一般個人電腦,無論是windows或是mac或是其他作業系統,都會有「檔案系統」。我們姑且用windows習慣的用詞好了。如果我們要知道一個資料夾裡面有多少的檔案,我們該怎麼做?我們應該會這麼做
- 打開資料夾
- 看到檔案,我們就計算數量
- 如果看到子資料夾,我們就點開他
- 子資料夾裡面如果看到檔案,我們就計算數量
- 子資料夾裡面如果看到子子資料夾,我們就點開他
- ….
我們實際做的動作只有兩個「看到資料夾就點開,看到檔案就計算數量」,什麼時候停止呢?「資料夾都開過了,裡面的檔案也都算過了」
當然,實際生活上的各種問題,比起檔案系統複雜很多。所以這個流程的觸發點和碰到觸發點之後要採取的步驟,都比檔案系統多。但是相同的是,只要起個頭,並且反覆操作,就可以描繪出我們想瞭解的事情的大概的樣貌,有時候可以找出一些我們自己都沒想過的答案,有時候,可以幫我們找出「看來這邊有一塊黑洞我們得去搞清楚」。透過這樣的方法,在分析的過程,同時也是前面第一個段落提到的「拆解問題」,然後當我們把很多事情的拆解圖一次攤出來看,我們往往又可以找到很多類似點,然後提取出前面第二個段落提到的「本質與通則」。
說起來這個做法真的很軟體,很電腦。我們都知道,上到在火星操作無人車,深到在海溝控制無人潛艇的軟體/電腦的基礎,就是斷電/通電兩種訊號,也就是0與1,然後就創造了目前的無限多種用途。所以在處理生活上的一些「因為、所以」的邏輯關係,存在一些很基本的操作方式,可以把複雜的問題按部就班的分析出來,其實也是合理,不是嗎?(說不定只有我自己覺得很合理 XD)
後續會將這些我慣用的思考工具,陸續在實際的例子上操作,發表在後續的文章。